DIGITALE RECHTEVERWALTUNG (DRM)

Was ist Digital Rights Management (DRM)? 

Digital Rights Management, abgekürzt DRM, beschreibt die Verwaltung der Nutzungs- und Zugriffsberechtigungen von Dateien und Daten. Dies erfolgt mithilfe einer Software, welche die Ansicht und Verwendung von digitalen Dateien und Daten kontrolliert sowie eine unberechtigte Nutzung verhindert. 

Typische Gründe für DRM sind: 

• Urheberrechte schützen 
• Lizenzbedingungen einhalten 
• Aktualität gewährleisten 

• Nutzerrollen verwalten 

Digitale Rechteverwaltung unterschiedlicher Dateien 

Digital Rights Management geht mit einer Einschränkung des Anwenders einher. Man spricht beim digitalen Rechtemanagement oft von Beschränkungsverwaltung. Ein beschränkter Zugriff beugt beispielsweise der Nutzung von Bildern mit ausgelaufener Lizenz vor. 

Weitere Rechte, die sich mit einem DRM-System verwalten lassen, sind: 

• Dateien ansehen 

• Dateien bearbeiten 
• Dateien kopieren 
• Dateien veröffentlichen 
• Dateien weitergeben 
• Dateien herunterladen 

In einem DRM-System halten Sie die Dauer und bestimmte Zeiträume zur Verwendung der Assets fest. 

Sie können jede Datei mit einem DRM-Schutz versehen, seien es Bilder, Videos, Dokumente wie PDF-Dateien oder Audio-Dateien. Eine Digital Rights Management Software hilft Ihnen, die Rechte direkt an den Dateien zu hinterlegen, zu verwalten und zu kontrollieren. 

Wie die digitale Rechteverwaltung funktioniert 

Die digitale Rechteverwaltung realisieren Sie mit einer entsprechenden Software. Eine geeignete Digital Rights Management Software übernimmt folgende vier Hauptaufgaben: 

• Daten und Dateien archivieren und verwalten 

• Inhalte schützen, z. B. durch Verschlüsselung 
• Rechte mithilfe eines individuellen Berechtigungskonzepts verwalten 
• Zugriffe steuern und kontrollieren 

Wir gehen im Folgenden genauer auf die einzelnen Schritte für eine verlässliche Rechteverwaltung ein. 

1. Berechtigungskonzept entwickeln 

Um Ihre Dateien und Assets zu schützen, überlegen Sie sich im ersten Schritt ein passendes Berechtigungskonzept. Dieses basiert auf der Frage, ob das Asset überhaupt verwendet werden darf – und wenn ja, von wem, wo und wann. 

Diese Eigenschaften knüpfen Sie in der DRM-Software direkt an das jeweilige Asset. 

Das machen Sie zum Beispiel, indem Sie die Dateien mit entsprechenden Metainformationen anreichern, die Lizenzbedingungen und den Freigabestatus hinterlegen und passende Nutzerrollen zuweisen. 

Haben Sie die Bildrechte für ein Foto erworben, das Sie für Ihre Marketing-Zwecke nutzen, hinterlegen Sie die Lizenz direkt an der Datei. So sehen Sie immer, wie lange die Bildlizenz noch gültig ist und worauf Sie oder Ihre Mitarbeitenden bei der Verwendung achten sollten. 

2. Berechtigungskonzept prüfen 

Will im zweiten Schritt jemand ein bestimmtes Asset nutzen, überprüft die Digital Rights Management Software die Eigenschaften der Dateien im Hinblick auf das Berechtigungskonzept: 

• Darf die Rolle der Person das Asset sehen? 
• Darf die Person das Asset nutzen? 
• Wo darf das Asset genutzt werden? 
• Wie lange darf das Asset genutzt werden? 

• Darf das Asset geteilt werden? Wenn ja: An welche anderen Rollen darf die Datei weitergegeben werden, nur intern oder auch extern? 

Die Software gleicht die Eigenschaften der Assets mit den Eigenschaften der Nutzer ab und erlaubt schließlich eine entsprechende Nutzung der Dateien. 

3. Verwendung dokumentieren 

Gleichzeitig dokumentiert das DRM-System jegliche Nutzung der Dateien. Dadurch ist nachvollziehbar, wer das Asset wo und wann verwendet hat. Hat ein Marketing-Mitarbeiter das Bild beispielsweise auf der Webseite eingebunden oder eine Mediengestalterin damit einen Flyer gestaltet? 

In der Verwendungshistorie finden Sie übersichtlich die Antwort auf alle Fragen und sehen, ob und mit wem das Asset geteilt wurde. 

4. Nutzungsrechte kontrollieren 

Entscheiden Sie sich für eine Digital Rights Management Software, die für Sie die Aktualität der Nutzungsrechte und Lizenzen kontrolliert und Sie an Ablauffristen erinnert. So erneuern Sie Bildrechte rechtzeitig, bevor die Bildlizenz abläuft. 

Ansonsten verhindert das Programm automatisch, dass jemand die Datei nach Ablauf der Frist nutzt. Das Bild lässt sich dann beispielsweise nicht mehr herunterladen oder ist für bestimmte Personengruppen nicht mehr sichtbar. 

Digitale Rechteverwaltung mit einem Digital Asset Management System 

Ein Digital Asset Management System (DAM) ist die moderne Lösung, um eine umfassende Datenbank all Ihrer Bilder, Videos, Marketing-Materialien und weiterer digitaler Assets anzulegen und zu verwalten. 

Neben einer übersichtlichen Ablage und vereinfachten Suche hat das DAM vor allem folgenden Vorteil: Sie können Ihre Assets mit wertvollen Informationen anreichern, wie zum Beispiel Lizenzen, Freigabestatus, Nutzungszeiträumen und rollenbezogenen Nutzungsrechten. 

Das DAM-System ermöglicht es Ihnen, die Rechte Ihrer digitalen Vermögenswerte in einer multifunktionalen Plattform zu verwalten. 

Vorteile einer Digital Rights Management Software 

Wie Sie sehen, nehmen Ihnen moderne DRM-Systeme viele lästige Aufgaben bei der digitalen Rechteverwaltung ab. Prüfen Sie auf einen Blick die Aktualität Ihrer Bildlizenzen, weisen Sie rollenbasierte Nutzungsrechte zu und gewährleisten Sie eine digitale Archivierung im Sinne der DSGVO. 

Die fünf größten Vorteile einer Digital Rights Management Software erläutern wir Ihnen im Folgenden näher. 

1. Mehr Kontrolle über Ihre digitalen Dateien 

Mit einer Digital Rights Management Software haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dateien. Gleichzeitig erlauben Sie Ihren Mitarbeitenden und unterschiedlichen Abteilungen, selbstständig mit diesen zu arbeiten. Denn alle Nutzungsrechte sind direkt im System hinterlegt und werden von diesem automatisch kontrolliert. 

Zusätzlich profitieren Sie von einer lückenlosen Dokumentation aller Aktivitäten. Ein Blick in die Verwendungshistorie genügt und Sie wissen, wie das jeweilige Asset verwendet wurde. 

Übrigens: In einem Master Data Management System verwalten Sie neben den Lizenzbedingungen von Bildern auch die Nutzungsrechte von sämtlichen Daten, wie Textbausteine, Kontaktdaten oder Produktinformationen.  

2. Automatisches Rechtemanagement auf einen Blick 

Mithilfe der Digital Rights Management Software knüpfen Sie alle notwendigen Eigenschaften zur Lizenzverwaltung direkt an das jeweilige Asset. Diese prüft die Software dann völlig automatisch für Sie. 

Anhand eines übersichtlichen Ampelsystems zeigt sie beispielsweise unmittelbar den Freigabestatus der Assets an. Ist der Nutzungszeitraum für ein Bild abgelaufen, schaltet das Ampelsystem auf Rot und Sie sehen auf einen Blick, dass Sie das Bild nicht mehr nutzen dürfen. Noch besser: Die Software hindert Sie aktiv daran, die Datei herunterzuladen, zu teilen oder auf Ihrer Webseite einzubinden. 

Sie sparen so eine Menge Zeit ein, die Sie ansonsten mit der manuellen Überprüfung und Anpassung von Lizenzen verschwenden. 

3. Fehler vermeiden 

Der Vorteil von digitalen Dateien: Sie lassen sich sehr einfach verarbeiten. Ein paar Klicks genügen und schon ist das Video auf Social Media gepostet oder der Flyer zum Druck freigegeben. Ebenso schnell ist es geschehen, dass eine Broschüre mit abgelaufenen Bildern verschickt wird. 

Vermeiden Sie solche Fehler mit einer DRM-Software. Dort legen Sie beispielsweise fest, dass nur Ihr Designteam das Foto bearbeiten und zu bestimmten Zwecken verwenden darf. 

Wenn es um Bildrechte und die Nutzungsrechte von digitalen Werken geht, ist jeder Fehler mit empfindlichen Strafen behaftet. Schützen Sie die Urheberrechte fremder und eigener Inhalte mit einer digitalen Rechteverwaltung. 

4. Interne und externe Zusammenarbeit regeln 

Legen Sie in Ihrem DRM-System unterschiedliche Nutzerrollen und Zugriffsrechte fest. Damit stellen Sie sicher, dass nur bestimmte Abteilungen in Ihrem Unternehmen Dateien bearbeiten oder nur ausgewählte Dateisammlungen zum Teilen freigegeben sind. 

Dadurch ist die interne und externe Zusammenarbeit besser geregelt. Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit externen Dienstleistern zusammen und wollen diesen Assets zur weiteren Verarbeitung zukommen lassen? Dann teilen Sie die Dateien mit entsprechenden Bearbeitungsrechten. Dabei haben Sie stets im Blick, welche Dateien Sie mit wem und mit welchen Rechten geteilt haben. 

5. Compliance-Regeln einhalten 

DRM bedeutet, Urheberrechte und Daten vor dem unberechtigten Zugriff zu schützen. DRM-Lösungen sind ideal, um eine DSGVO-konforme digitale Archivierung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen und entsprechende Compliance-Anforderungen zu erfüllen. 

Eine weitere wichtige Compliance-Aufgabe in Unternehmen ist es, darauf zu achten, dass Bilder, Videos und weiteres Material nur mit entsprechender Lizenz genutzt werden. Die Verwaltung von Lizenzen ist ebenso ein Teilbereich von Digital Rights Management. 

Brauche ich eine DRM-Software? 

DRM-Systeme sind für alle Unternehmen empfehlenswert, die mit großen digitalen Dateibeständen arbeiten. Sorgen Sie mit einer Digital Rights Management Software für eine professionelle Nutzungsverwaltung und stellen Sie zu jeder Zeit eine korrekte Nutzung Ihrer digitalen Vermögenswerte sicher. 

Das spricht dafür, ein modernes DRM in Ihrem Unternehmen zu etablieren: 

• Sie schützen Ihre Assets und Daten vor unbefugtem Zugriff und unerlaubter Vervielfältigung. 
• Sie haben mehr Kontrolle darüber, wie, wann, wo und von wem Ihre digitalen Dateien genutzt werden. 
• Sie ermöglichen Ihren Mitarbeitenden eine selbstständige Arbeit mit Ihren Assets, ohne die korrekte Nutzung ständig eigenhändig zu prüfen. 
• Über rollenbasierte Berechtigungen regeln Sie die Zugriffsrechte je nach Personengruppe. 
• Der DRM-Schutz erlaubt ein sicheres Teilen von Dateien, sowohl intern als auch extern. 

• Sie erfüllen alle Bestimmungen der DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten. 

Investieren Sie in ein modernes Digital Asset Management System wie das 4ALLPORTAL für eine umfassende digitale Rechteverwaltung Ihrer gesamten Datenbank an digitalen Vermögenswerten. 

Claudia Pavkovic

Marketing Development Representative

Ich habe immer ein offenes Ohr für Sie. Mein Ziel dabei ist, Ihnen zuzuhören und zusammen mit meiner Erfahrung passende Lösungen zu besprechen.

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