WAS IST DIGITAL ASSET MANAGEMENT (DAM)?

Definition: Was ist Digital Asset Management (DAM)? 

Digital Asset Management (DAM) vereint alle Prozesse rund um ein digitales Asset, wie erstellen, verwalten, organisieren und verteilen. Ein DAM-System unterstützt Sie bei der Nutzung von Inhalten während des gesamten Content-Lifecycles: 

Einen großen Teil des Digital Asset Managements macht die Zuweisung von Metadaten aus. Reichern Sie Ihre digitalen Assets mit wertvollen Informationen, zum Beispiel zu den Lizenzen oder Nutzungsrechten, an. So sorgen Sie für eine übersichtliche Speicherung, vereinfachen die Suche und stellen sicher, dass Ihre Inhalte immer korrekt verwendet werden. 

Arten von Digital Asset Management 

Es gibt unterschiedliche Formen von Digital Asset Management – abhängig vom Dateiformat. Video Asset Management bezieht sich beispielsweise auf die Verwaltung von Videoinhalten, während es beim Print Asset Management um Assets speziell für den Print-Bereich und beim Content Asset Management um Assets für das Content-Marketing geht. 

Insgesamt fasst Digital Asset Management alle digitalen Inhalte zusammen. Da es sich um Mediendateien handelt, ist in diesem Zusammenhang auch oft von Media Asset Management die Rede. 

Digitale Assets sind alle Inhalte und Medien, die digital gespeichert sind. 

Was sind digitale Assets? 

Dazu gehören zum Beispiel: 

Diese Dateien werden als „digital Assets” bezeichnet, was übersetzt  digitaler Vermögenswert heißt, weil sie in Unternehmen einen gewissen Wert erhalten. Für die Erstellung beispielsweise eines Produktflyers hat das Unternehmen Ressourcen und Geld investiert.  

Zusammengefasst lassen sich  drei wesentliche Merkmale von digitalen Assets feststellen:

1. Sie sind digital gespeichert, zum Beispiel  On-Premise  auf einem Server oder in der  Cloud. 

2. Sie weisen unterschiedliche Formate auf. Diese sind einfach am Dateinamen zu erkennen. 

3. Sie enthalten wertvolle Informationen – sie sind digitale Wertgegenstände. 

Wie eine Software beim DAM hilft 

Im Gegensatz zum hohen Aufwand einer manuellen Dateiverwaltung bietet das Digital Asset Management mit einer Software mehr Sicherheit, reduzierte Durchlaufzeiten und Kontrolle über alle Assets im Unternehmen. Denn ein modernes  Digital Asset Management System  bietet eine Vielzahl an hilfreichen Funktionen, um Ihre Daten und Dateien möglichst einfach und effizient zu verwalten: 

Was sind die Vorteile von Digital Asset Management? 

Digital Asset Management vereinfacht, verschlankt und beschleunigt viele Prozesse in Ihrem Unternehmen. Erhöhen Sie die Qualität Ihrer digitalen Assets, gewährleisten Sie eine konsistente Verwendung und sparen Sie dabei Zeit und Geld – wir haben die Vorteile von Digital Asset Management Systemen für Sie zusammengefasst. 

1. Zeitersparnis 

Ihre Mitarbeitenden verschwenden unnötig viel Zeit damit, passende digitale Inhalte zusammenzusuchen und für andere bereitzustellen? Mit einem DAM-System müssen Sie keine unübersichtlichen Dateiordner mehr durchforsten oder große Dateianhänge per E-Mail hin- und herschicken. 

Stattdessen greifen Sie auf die umfassende, stets aktuelle und sortierte Bibliothek in Ihrer Digital Asset Management Software zurück. Mit nur wenigen Klicks finden Sie genau das Asset, das Sie brauchen. Über die Metadaten haben Sie einen Einblick in alle wichtigen Informationen und verwenden das Asset direkt nach Ihrem Bedarf. 

Der große Vorteil:  Sie verkürzen die Durchlaufzeiten und haben mehr Zeit, sich um kreative Aufgaben zu kümmern – zum Beispiel um die Entwicklung komplexer  Marketingstrategien. 

2. Entlastung der Mitarbeitenden 

Dateien im richtigen Ordner ablegen und wiederfinden, für Kollegen heraussuchen und das Format anpassen – all das sind Aufgaben, die im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden schnell lästig werden. Vor allem Mitarbeitende im Designteam werden es Ihnen danken, wenn Sie ihnen mit der Implementierung eines DAM-Systems aufhaltende Dateiaufbereitungs- und Verwaltungsaufgaben abnehmen. 

Der große Vorteil:  Ihre Mitarbeitenden können sich auf ihre Kompetenzen konzentrieren, arbeiten produktiver und sind insgesamt zufriedener. 

3. Marketing-Material per Self-Service 

Moderne DAM-Systeme funktionieren nach dem Self-Service-Prinzip. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der vielen praktischen Funktionen können die Mitarbeitenden völlig selbstständig damit arbeiten. 

Ein Beispiel:  Brauchen Mitarbeitende aus dem Sales oder dem Vertrieb einen neuen Flyer, ziehen sie die benötigten Produktbilder, Logos und weiteren Daten einfach schnell selbst aus dem DAM – und das immer im richtigen Format. Dazu müssen sie nicht extra jemanden aus dem Designteam beauftragen. Noch einfacher geht die eigenständige Erstellung von Marketing-Materialien, wenn entsprechende Smart Templates im System hinterlegt sind. Per Drag und Drop lassen sich die passenden Inhalte in die Vorlage einfügen und schon ist das neu erstellte Marketingprodukt fertig zum  Print  oder zur Veröffentlichung. 

Der große Vorteil:  Haben Sie in Ihrem System Smart Templates hinterlegt, können Sie diese mit den Daten aus dem DAM automatisch vervollständigen und anpassen. Mit vorgefertigten Vorlagen und sorgfältig verwalteten Mediendateien stellen Sie stets einen konsistenten Markenauftritt sicher. 

4. Mehr Kontrolle 

Dank Digital Asset Management haben Sie volle Kontrolle über Ihre digitalen Assets. Sammeln Sie all Ihre Fotos, Dokumente und Videos an einem zentralen Ort, sorgen Sie für eine effiziente  digitale Archivierung  alter Mediendateien und markieren Sie stets die aktuellste Version. So greifen alle auf dieselbe Datenbank zurück. Sie erschaffen eine  Single Source of Truth, die sich durch ihre Vollständigkeit und Aktualität auszeichnet. 

Über individuelle Berechtigungskonzepte und Rollenzuteilungen bestimmen Sie zudem, welche Personengruppen auf welche Dateien zugreifen können. In den Verwendungshistorien ist zu jedem Zeitpunkt nachverfolgbar, wer welches Asset wann und wo verwendet hat. Damit sind alle Anforderungen für eine DSGVO-konforme Archivierung gegeben. 

Der große Vorteil: Sie verhindern, dass Ihre Assets falsch benutzt, ohne Ihr Einverständnis bearbeitet, geteilt oder sogar gelöscht werden. 

5. Vernünftiges Lizenzmanagement 

Dokumentieren Sie die Lizenzbedingungen direkt an den jeweiligen Assets, beispielsweise wie, wo und wie lange sie es verwenden dürfen. Über ein Ampelsystem erkennt jeder Mitarbeiter auf einen Blick den Freigabestatus. Übrigens: Sobald die Lizenz für ein Bild abgelaufen ist, stellt das DAM das Ampelsystem automatisch auf „Abgelaufen” und die Datei kann nicht mehr heruntergeladen werden. 

Ein Beispiel:  Eine DAM-Software ist unter anderem für die Verwaltung von Mitarbeiterfotos die ideale Lösung. Haben Ihre Mitarbeitenden einen Vertrag zur Nutzung von Mitarbeiterfotos unterschrieben, verknüpfen Sie diesen im DAM mit allen Fotos des entsprechenden Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin. Widerruft der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, zum Beispiel nach der Kündigung, die Erlaubnis zur Nutzung der Fotos, sehen Sie auf einen Blick, welche Bilder davon betroffen sind. Ebenso lässt sich direkt nachvollziehen, wo diese veröffentlicht sind. So ist es ein Leichtes, diese zu ersetzen oder zu löschen.  Der große Vorteil:  Sie wissen zu jedem Zeitpunkt, zu welcher Nutzung Ihre Dateien freigegeben sind und sehen auf einen Blick, wenn eine Lizenz abgelaufen ist. Das System entzieht automatisch zum richtigen Zeitpunkt die Verwendungsmöglichkeiten, um so Lizenzverletzungen vorzubeugen. 

6. Einfaches Filesharing 

Teilen Sie Ihre gespeicherten und umfassend verwalteten Dateien direkt aus dem DAM-System. Mit nur einem Klick stellen Sie Ihren externen Dienstleistern, Mitarbeitenden und Teams Datenpakete zum Download oder zur Ansicht bereit. Selbst große Datenpakete verschicken Sie schnell und unkompliziert. Damit stellen Sie eine effiziente Zusammenarbeit mit externen Partnern sicher. 

Der große Vorteil:  Das DAM-System dokumentiert für Sie, welche Dateien Sie an wen verschickt haben. Im Gegensatz zu Filesharing-Anbietern wie WeTransfer stellen Sie mit unserer Digital Asset Management Lösung eine DSGVO-konforme Weitergabe Ihrer Dateien sicher. 

7. Schnittstelle zu Drittsystemen 

Das DAM dient als Datenbasis für viele Drittsysteme. Binden Sie beispielsweise  WordPress, Typo3  oder Shopsysteme wie Shopware an die Digital Asset Management Software an. Über die intelligente Schnittstelle versorgen Sie Ihre Webseite einfach mit passenden Bildern, Videos und anderen Assets. Bildtitel und Alternativtexte pflegen Sie bereits im DAM und übergeben diese mit an das CMS.  

Richtig spannend ist die Kombination aus DAM und  PIM. Das PIM zieht sich über Schnittstellen alle relevanten Produktinformationen und übergibt diese gebündelt an Ihr Shopsystem. In Ihrem Onlineshop ändern sich automatisch alle Informationen, wie Produktbilder, Beschreibungstexte und Preis. Sie pflegen Ihre Produktinformationen zukünftig nur noch einmal an einem Ort. 

Ein Beispiel:  Passen Sie direkt beim Einpflegen von Bildern in Ihr DAM-System den Dateinamen an und hinterlegen Sie einen passenden Bildtitel sowie Alt-Texte. Binden Sie Bilder zu einem späteren Zeitpunkt über die Schnittstelle zu Ihrem Content-Management-System in Ihrer Webseite ein, sind diese bereits perfekt suchmaschinenoptimiert. 

 Der große Vorteil: Sie müssen Ihre Daten nicht mehr doppelt in unterschiedlichen Systemen pflegen. 

8. Download im passenden Format 

Stellen Sie Ihre Audio-Dateien, Bilder, Videos oder Textdateien immer im passenden Format zur Verfügung. Dafür gibt es im DAM-System vordefinierte Downloadprofile. Wählen Sie einfach das passende aus. 

Ein Beispiel: Legen Sie Ihre Bilder im System mit den Downloadprofilen LinkedIn, Facebook und Instagram an. Wollen Sie die Bilder in den unterschiedlichen Social-Media-Kanälen posten, laden Sie diese mit einem Klick im entsprechenden Downloadprofil herunter. 

Der große Vorteil: Umständliche manuelle Anpassungen gehören von nun an der Vergangenheit an. 

9. Einfache Suche von Assets 

Versehen Sie Ihre digitalen Assets im DAM mit einer passenden Verschlagwortung. In unserer DAM-Lösung unterstützt Sie eine KI bei der automatischen Verschlagwortung, sodass Sie Ihre Assets noch schneller und einheitlicher einordnen können. Die  OCR-Texterkennung  macht die Bildersuche zusätzlich zu einem Kinderspiel. 

Der große Vorteil: Eine gute Verschlagwortung macht die Suche nach passenden Assets wesentlich einfacher. Mit geeigneten Stichworten filtern Sie heraus, ob ein bestimmtes Bild beispielsweise schon vorhanden ist. Eine gute  Bildverwaltung  verhindert, dass Sie Lizenzen doppelt kaufen. 

10. Kollaborative Zusammenarbeit 

Ein durchdachtes Digital Asset Management erleichtert die kollaborative Zusammenarbeit im Team. Die Verwaltung all Ihrer digitalen Assets in einem zentralen System verhindert die Entstehung von Datensilos. 

• Das DAM-System eignet sich ideal zum Projekt- und Aufgabenmanagement: 
• Hinterlassen Sie Notizen an den Assets. 
• Erstellen Sie Sammlungen und laden Sie Ihr Projektteam zur Bearbeitung ein. 
• Erstellen Sie Aufgaben am Asset und weisen Sie diese den entsprechenden Mitarbeitenden zu. 
• Bilden Sie Ihre individuellen Freigabeworkflows im DAM ab.  

Der große Vorteil:  Alle Änderungen und Freigabeworkflows sind stets transparent dokumentiert und für jeden nachvollziehbar. 

11. Keine doppelte Datenhaltung 

Eine doppelte Datenhaltung verkompliziert die Arbeitsabläufe und führt zu Fehlern. Das DAM unterstützt Sie bei der Erkennung und Bereinigung von  Dubletten, durch einen pixelgenauen Abgleich von Bildern. 

Das 4ALLPORTAL DAM setzt auf ein modernes Datenmodell, indem die Dateien physisch nur einmal vorliegen, Sie jedoch auf mehrere Versionen der Datei zugreifen können. Über die Downloadprofile steht Ihnen die Datei in unterschiedlichen Formaten und über die Verwendungshistorie zu unterschiedlichen Versionsständen zur Verfügung.  

Der große Vorteil:  Sie verschwenden Ihre Ressourcen und Ihren Speicherplatz nicht mehr für die doppelte Pflege von Daten. Dank der vielen Integrationsmöglichkeiten fassen Sie Ihre Daten nur noch an einer Stelle an und speisen sie in der stets aktuellen Version automatisch in unterschiedliche Systeme. 

12. Besseres Brand Management 

Das DAM-System stellt sicher, dass alle Abteilungen in Ihrem Unternehmen immer mit den gleichen, aktuellen Versionen Ihrer digitalen Inhalte und Medien arbeiten. Alle notwendigen Markenassets sind an einem Ort verfügbar, was insbesondere auch das  Brand Management  für globale Unternehmen erleichtert. 

Hinterlegen Sie Ihre Brand-Vorgaben im DAM, erstellen Sie smarte Templates im passenden Corporate Design und halten Sie in den Metadaten alle wichtigen Informationen zur Nutzung Ihrer Assets fest. 

Der große Vorteil:  Digital Asset Management verhilft Ihnen zu einem einheitlichen Markenauftritt und unterstützt Sie beim Aufbau einer starken, einzigartigen Marke. 

Für wen ist Digital Asset Management geeignet? 

Digital Asset Management ist im Grunde für jedes Unternehmen geeignet, das mit einer großen Menge an digitalen Assets arbeitet – insbesondere für: 

• Mittelständische Unternehmen, große Unternehmen und Konzerne 
• Organisationen mit großen Marketing-Teams 
• Agenturen mit Schwerpunkt Design oder Influencer-Marketing 
• Händler und Hersteller mit vielen Produkten und Produktbildern 

Wenn Sie die Kontrolle über Ihre Medien behalten, die Konsistenz Ihrer Daten sicherstellen und ein Datenchaos verhindern möchten, kommen Sie nicht um eine Digital Asset Management Software herum. 

Als sinnvolle Ergänzung ist zudem ein System zum  Produktinformationsmanagement  (PIM) zu empfehlen. So haben Sie auch Ihre Produktdaten stets griffbereit. Das 4ALLPORTAL DAM-System vereint alle Funktionen für eine übersichtliche Verwaltung Ihrer Daten und Assets. So müssen Sie sich nicht  zwischen DAM und PIM entscheiden, sondern greifen über eine Plattform auf all Ihre Daten zurück.