Textbausteinverwaltung

Was sind Textbausteine?

Sehr viele Fließtexte in einem Unternehmen folgen der immer gleichen Struktur. Einzelne Abschnitte dieser Struktur sind die Textbausteine. Damit besteht jeder wiederkehrende Texttyp aus vielen Textbausteinen mit gleichem oder ähnlichem Inhalt.  

Ein Beispiel:

Ein Weinhändler erstellt für jeden Wein einen Beschreibungstext, den er für Printmaterialien, wie Flyer und Broschüren, seinen Onlineshop und Onlinewerbung, wie Google Shopping nutzt. Die Texte haben immer den gleichen Aufbau.  

Weinkenner wissen: Kaum ein Wein schmeckt wie der andere. Doch die Aufbewahrungsempfehlung oder die Beschreibung des Winzers ändert sich nicht. Also warum für jeden Wein die passenden Textbausteine in anderen Textdateien suchen?  

Textbausteinverwaltung im DAM

Ein Digital Asset Management System (DAM) verwaltet im herkömmlichen Sinne Mediendateien, wie Bilder, Videos und Audios. Das 4ALLPORTAL DAM entspricht jedoch viel mehr einem Master Data Management System und eignet sich ebenso für die Verwaltung von Produktinformationen, Kontaktdaten und Textbausteinen.  

So verwalten Sie Textbausteine  

Zurück zu unserem Weinhändler, der alle Weine in seinem Product Information Management System (PIM) pflegt. Er hinterlegt durch vordefinierte Auswahlfelder Rebsorte, Winzer, Sorte, Jahrgang, Geschmack und vieles mehr. Anschließend erstellt er die passenden Marketing-Materialien. Und dazu gehört ein umfassender Beschreibungstext.  

1. Textbausteine anlegen

Erstmals bietet er einen Wein aus Italien an und verfasst daher einen kleinen Beschreibungstext zur Weinregion und dessen Besonderheiten. Diesen Textabschnitt pflegt er als eigenes Objekt in dem Modul zur Textbausteinverwaltung. Das Vorgehen unterscheidet sich kaum vom Einpflegen anderer Objekte und Dateien, wie Bilder oder Videos. Durch Schlagworte, beispielsweise Kategorie, Texttyp und Sprache, wird der Textbaustein später schnell auffindbar.  

2. Textbausteine wiederverwenden

Zurück im PIM-Modul und dem passenden Wein, baut der Weinhändler den Beschreibungstext nach der vorgegebenen Struktur auf. Individuelle Textabschnitte, wie der Geschmack, schreibt er direkt in ein Textfeld am Produkt. Alle wiederkehrenden Textbausteine sucht er sich aus dem Textmodul zusammen. Der Textbaustein liegt physisch nur einmal im System vor, an dem Produkt wird lediglich das Original referenziert.  

3. Textbausteine freigeben

Arbeitet der Weinhändler in einem Team, nutzt er das Freigabemodul, um Textbausteine freizugeben. Dafür erstellt er eine Aufgabe für einen Mitarbeiter und dokumentiert Änderungswünsche direkt am Textbaustein.  

Bestehen für die Textbausteine Lizenzbedingungen oder es dürfen nur berechtigte Mitarbeiter auf die Bausteine zugreifen, kann der Weinhändler entsprechende Lizenzbedingungen bzw. Berechtigungskonzepte hinterlegen. 

Nice-to-have: Läuft eine Lizenz ab, sperrt die Software den Textbaustein für die weitere Verwendung.

4. Textbausteine bearbeiten

Die Beschreibung ist nicht mehr aktuell oder soll bearbeitet werden: Der Weinhändler geht zurück in das Textmodul und bearbeitet das Original. Automatisch aktualisieren sich sämtliche Referenzen an den Produkten.  

Übrigens: Über die Versionierung ist der alte Textbaustein nicht verloren, sondern jederzeit wiederherstellbar.

 

5. Textbausteine ausspielen

Über die REST-API oder andere Integrationsmöglichkeiten überträgt der Weinhändler die Textbausteine kanalspezifisch in die jeweiligen Vertriebskanäle.  

Beispiele: 

Für wen ist die Textverwaltung geeignet?

Die Antwort ist einfach: für jedes Unternehmen. Neben dem Beispiel zu Produkttexten gibt es noch viele andere Textarten in Unternehmen, die sich ständig wiederholen – unabhängig von Unternehmensbranche oder -größe.

 

Beispiele: 

Vorteile der Textbausteinverwaltung

Varianten verknüpfen

Verknüpfen Sie die verschiedenen Varianten eines Textbausteins miteinander und erhalten so beispielsweise alle Sprachversionen auf einen Blick.