Hunkeler AG

Von vielen Inseln zur einer Kollaborationsplattform 

Die Hunkeler AG bietet zahlreiche unterschiedliche Papierverarbeitungsanlagen und -lösungen an. Die technisch komplexen Maschinen setzen sich aus einer Vielzahl von einzelnen Komponenten zusammen, deren Aufbau und Funktion in vielen technischen Zeichnungen, Handbüchern und Dokumentationen beschrieben wird. Sowohl für die eigenen Techniker inhouse als auch für Sales Manager und Techniker der externen Vertriebspartner wie Canon, HP oder Xerox ist der Zugriff auf diese Daten enorm wichtig: Denn ob es um den Vertrieb, den Aufbau, die Wartung oder Reparaturen geht, Fotos, Videos, Broschüren, Softwarepakete, Handbücher oder technische Zeichnungen der Maschinen werden dabei immer benötigt. Und von diesen Daten gibt es bei der Hunkeler AG eine ganze Menge. Wie also verwaltet man diesen Berg an unterschiedlichen Assets effizient? 

Herausforderung: Übersicht gewinnen und Ordnung schaffen 

Bevor die Hunkeler AG das 4ALLPORTAL Digital Asset Management (DAM) auf der topsoft Messe in der Schweiz kennenlernte, arbeiteten sie mit vielen, nicht miteinander vernetzten Systemen unterschiedlicher Hersteller. Dazu gehörte eine Videodatenbank, eine Bilddatenbank, eine webbasierte Dateiablage sowie natürlich das eigene interne Firmennetzwerk. Dieses System von Insellösungen ist organisch über einen langen Zeitraum gewachsen, brachte mittlerweile allerdings einige Schwierigkeiten mit sich: zahlreiche Dubletten innerhalb der klassischen Serverstruktur, keine zentrale und aktuelle Übersicht über sämtliche im Unternehmen genutzte Assets, hoher Suchaufwand für die Mitarbeiter, keine transparente Übersicht über den Status (freigegeben, nicht freigegeben) von bspw. Mediadateien wie Foto und Videos. 

So war es für die Mitarbeiter aus dem Marketing schwer, effiziente Workflows – bspw. zur Erstellung von Katalogen und Produktbroschüren – einzuhalten. Zudem wurde die Marketing-Abteilung häufig von Mitarbeitern anderer Abteilungen um Hilfe gebeten, wenn sie mal wieder eine bestimmte Datei nicht auffinden konnten. Ebenso verloren die Techniker viel Zeit, um die richtigen technischen Zeichnungen und Dokumentation ausfindig zu machen. Auch der Kontakt mit den zahlreichen Sales Managern und Technikern der Vertriebspartner, die ebenfalls Zugriff auf die Daten benötigten, lief nicht rund. Viele Mails mit unterschiedlich aktuellen Anhängen und Austausch a la Dropbox, Tresorit und Co bestimmten den Alltag. 

Lösung: Ein Tool für alle Assets 

Mit unserem 4ALLPORTAL DAM hat die Hunkeler AG genau das Tool gefunden, das sie benötigt: Sämtliche Assets – also alle Fotos, Videos, Grafiken, Handbücher, Softwarepakte, technische Zeichnungen, die mit ihren Unternehmensprodukten zusammenhängen – werden nun im DAM abgelegt und dort zentral verwaltet. Dazu wurde zunächst eine DAM-Ordnerstruktur angelegt, die global für alle Unternehmens-Standorte gilt. Innerhalb dieser Ordnerstruktur haben die einzelnen Abteilungen wie Marketing, Vertrieb oder Technik einen rollenspezifischen Zugriff und verwalten ihre Daten eigenständig. Parallel arbeitete die Hunkeler an der Übernahme der Altdaten aus den vier Insellösungen in das DAM und nutzte gleichzeitig die Gelegenheit zum „Frühjahrsputz“ des bisherigen Datenbestands. 

Anschließend wurde das DAM Abteilung für Abteilung unternehmensweit im eigenen Corporate Design ausgerollt. Über das Ampel-Feature erhält nun insbesondere die Marketing-Abteilung einen schnellen Überblick über den Freigabe-Status von Produktbildern und -videos und kann gleichzeitig über die Kommentarfunktion effizient mit anderen Abteilungen kollaborieren. Das spart Zeit aber vor allem Fehler bei der Verwendung von bspw. nicht freigegebenen Bildern. Über individuelle Downloadprofile können sie sich zudem jeweils die gewünschten Daten herunterladen. Zukünftig sollen weitere 4ALLPORTAL DAM-Features zum Monitoring bei der Hunkeler AG konfiguriert werden, wie bspw. Statistik-Reports zu Downloadhäufigkeiten und Bilderversand oder Vorschaubilder von ZIP-Dateien. 

Der Zugang zum 4ALLPORTAL wurde unternehmensweit mit unterschiedlichen Rollen- und Userberechtigungen für die Mitarbeiter bequem per Single Sign On realisiert. Auch die externen Techniker der Vertriebspartner profitieren zukünftig vom neuen DAM-System: Für sie sollen userspezifisch jeweils unterschiedliche Servicelevels eingerichtet werden, wodurch sie Zugriff auf eine bestimmte Auswahl an Dokumenten direkt im DAM erhalten. Somit können sich die Partner eigenständig mit den passenden Materialien (aktuelles Softwareupdate, Handbuch, technische Zeichnung etc.) versorgen und müssen nicht mehr den Umweg über die Marketing-Abteilung von Hunkeler gehen. 

Ergebnis: Zufriedenere Mitarbeiter und mehr Zeit 

Die Hunkeler AG nutzt unser 4ALLPORTAL DAM als unternehmensweite Kollaborations- und Datenaustauschplattform für alle Assets, die zu ihren hauseigenen Produkten gehören. Die Verwaltung und Pflege der Daten läuft zentral über das DAM, wodurch alle Mitarbeiter immer über den aktuellen Dateistand verfügen. Das zeitfressende und fehleranfällige Suchen und Versenden von Produktfotos, -videos oder Dokumenten per Mail oder anderen Tools gehört der Vergangenheit an. Dadurch arbeitet die Hunkeler AG schneller, effektiver und insgesamt deutlich effizienter. Insbesondere für die Mitarbeiter haben sich seit der Integration einige Verbesserungen ergeben, allen voran der deutlich geringere Suchaufwand bei der Recherche nach den richtigen Dateien. 

Die Zusammenarbeit mit 4ALLPORTAL lief sehr unkompliziert und das System wurde blitzschnell installiert. Mit Hilfe von Schulungen, Videotutorials und Handbüchern sowie dank der sehr intuitiven Bedienoberfläche, wurde das 4ALLPORTAL DAM von unseren Kollegen schnell positiv angenommen. Für uns rechnet sich das Investment enorm: Unsere Kollegen verbringen circa 50 % weniger Zeit mit der Suche nach den passenden Assets, den Return on Investment haben wir – sehr konservativ kalkuliert – also nach spätestens zwei Jahren erreicht.

Matthias Annaheim Digital Marketing Manager bei Hunkeler