DAM VS CLOUD-STORAGE-DIENSTE: WO LIEGEN DIE UNTERSCHIEDE? 

Rückblick: Wie entstand der Bedarf an DAM-Systemen und Cloud-Storage-Diensten? 

Blicken wir zunächst zurück in den Arbeitsalltag von Unternehmen in den 1990er Jahren: Es existierten nur wenig digitale Assets wie Präsentationen, Grafiken und Bilder. Vornehmlich wurden Dateien dieser Art für die Herstellung von Printmedien genutzt. Außerdem befasste sich kaum ein anderer Unternehmensbereich als das Marketing mit Assets dieser Art. Es reichte, die Dateien auf lokalen Festplatten, einem Server oder auf Datenträgern wie CD-ROMs abzulegen. Als Kommunikationsmedium etablierte sich langsam die E-Mail. Mit dem Begriff „Cloud“ konnte noch niemand etwas anfangen. 

Bedarf an DAM und Cloud-Storage wuchs durch voranschreitende Digitalisierung 

Im Laufe der Zeit veränderten sich die Rahmenbedingungen jedoch massiv. Die Anzahl an Bildern, Videos, Dokumenten und Präsentationen wuchs stark an. Digitale Assets wurden zunehmend nicht nur im Print-Bereich, sondern auch in neuen Kanälen wie Websites, E-Commerce-Lösungen und sozialen Netzwerken eingesetzt. Gleichzeitig erweiterte sich der Personenkreis, der an der Erstellung und Nutzung von digitalen Dateien beteiligt war. Zunehmend mussten auch externe Partner in den Prozess einbezogen werden. 

Aus diesem Umstand heraus ergaben sich mehrere Herausforderungen. Zunächst stieß die E-Mail aufgrund von Größenbeschränkungen an ihre Grenzen. Außerdem wurde es notwendig, dass mehrere Personen gleichzeitig auf Dateien zugreifen – und das nicht nur in den eigenen Büroräumen, sondern ortsunabhängig. All diese Faktoren haben eine enorme Nachfrage nach (cloudbasierten) Diensten zum Speichern und Teilen von Dateien verursacht. 

Cloud-Speicher: Wirklich die ideale Lösung für Storage und Filesharing? 

Vermeintlich lösen Services wie Dropbox, WeTransfer und Google Drive zunächst die oben genannten Probleme. Doch wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Wo werden die Daten eigentlich genau gespeichert? Wer kann sie abrufen und löschen? Wird die Kollaboration mehrerer Teams und Stakeholder samt der Workflows durch Cloud-Storage-Dienste wirklich optimal unterstützt? Und was noch wichtiger ist: Ermöglichen Dropbox und Co. auch bei großen Datenmengen ein einfaches Verwalten und Auffinden digitaler Assets? 

Wer diese Fragen seriös beantwortet, hat die Schwachstellen von Cloud-Storage-Diensten bereits identifiziert. Gleichzeitig wird der Unterschied zu DAM sichtbar. Digital Asset Management schließt all die genannten Lücken durch einen erheblich größeren Funktionsumfang. Wie sich dies im Einzelnen darstellt, zeigen die nun folgenden Direktvergleiche. 

Worin besteht der grundlegende Unterschied zwischen DAM-Software und Cloud Storage? 

Ein DAM-System unterscheidet sich bereits in seinem strategischen Ansatz deutlich von Cloud Storage Services: 

• Cloud-Storage-Dienste stellen den Anwender in den Mittelpunkt. Es geht darum, ihm das Speichern von Dateien möglichst einfach zu machen. Zunächst sind Sammlungen, die auf diese Weise angelegt wurden, privat. Zum Teilen müssen dann spezielle Ordner angelegt oder Links per E-Mail versendet werden. 

• Bei einem DAM-System stehen hingegen die digitalen Assets im Zentrum. Diese können bereits beim Speichern mit zahlreichen Informationen versehen werden. Dazu zählen neben Metadaten auch Versionen, Freigaben und Berechtigungen. Das Ziel ist es, große Mengen von Dateien strukturiert zu verwalten und einer Vielzahl von Benutzern einfachen Zugriff darauf zu gewähren. 

Digital Asset Management: deutlich höherer Funktionsumfang als Cloud-Speicher 

Cloud-Storage-Dienste gehen davon aus, dass der Anwender seine Dateien kennt und die selbst erstellte Ordnerstruktur versteht. Dem gegenüber unterstellt Digital Asset Management, dass die zahlreichen Anwender Unterstützung bei der Suche nach Dateien benötigen. Immerhin haben sie nur einen Bruchteil der Assets selbst erzeugt. Somit sind wir beim Hauptvorteil von DAM-Software angelangt: Sie ermöglicht es, Inhalte zu finden, die andere Nutzer erstellt haben. 

Weitere Funktionen, die Cloud-Speicher meist nicht zur Verfügung stellen, sind: 

• Medienneutrale Speicherung von digitalen Assets 

• Automatische Ausspielung von Inhalten in unterschiedlichen Kanälen 
• Integrationen in Drittsysteme (z. B. CMS) 
• Abbildung von Workflows 
• Feingliedriges Rollen- und Rechtemanagement 
• Funktionen zum Konvertieren, Umbenennen und Skalieren von Dateien 

• Optionen zur Hinterlegung von Urheberrechten und Lizenzinformationen 

Direktvergleich: DAM vs. Dropbox 

Steigen wir nun in den direkten Vergleich zwischen DAM und Dropbox ein. Für Unternehmen ist hier insbesondere das Produkt „Dropbox Business“ relevant. Bereits die Lizenzmodelle zeigen, dass sich der Service eher an kleinere Teams richtet. Abgerechnet wird pro Benutzer. Im Standard-Modell ist zudem der Speicherplatz begrenzt. Hinsichtlich des Funktionsumfangs konzentriert sich Dropbox auf die Ablage und das Teilen von Inhalten. Das Filesharing erfolgt mithilfe von Links, welche durch Passwörter und Gültigkeitsdatum geschützt werden können. Allerdings lässt sich – anders als bei DAM-Software – nicht nachvollziehen, wie die freigegebenen Assets von den Anwendern genutzt werden. 

Gegenüber einem DAM-System fehlen zudem noch einige weitere Funktionen: So ist es in Dropbox nicht möglich, Assets mit Metadaten abzulegen. Dateien können zwar kommentiert werden, leistungsfähige Such-, Filter- und Sortierfunktionen fehlen jedoch. Nur mit Add-ons ist es realisierbar, grundlegende Meta-Tags für Dateien und Ordner zu vergeben. 

Back-Ups bei Dropbox nicht dauerhaft  

Ein Risiko stellt auch die Tatsache dar, dass Dateien innerhalb des Cloud-Speichers nicht dauerhaft repliziert werden. Zwar erlaubt das Back-up eine Wiederherstellung gelöschter Dateien innerhalb von 30 Tagen. Für Unternehmen, die Hunderte oder gar Tausende Assets verwalten, ist diese Option jedoch wenig hilfreich. Bei solchen Datenmengen ist es schlicht nicht möglich, alle fehlenden Dateien rechtzeitig zu identifizieren. In DAM-Systemen werden digitale Assets hingegen meist mehrfach redundant gesichert. 

Freigaben bei DAM besser zu managen

Sobald die Benutzerzahl steigt, offenbart sich ein weiterer Nachteil von Dropbox. Es ist dann kaum noch möglich, bestehende Freigaben zu überblicken. Zudem ist unklar, wer welche Assets bereits heruntergeladen hat. Nicht zuletzt ist die Freigabe einzelner Dateien äußerst zeitintensiv. Dem gegenüber erlaubt Digital Asset Management eine strukturierte Verwaltung von Benutzern, Benutzergruppen und Berechtigungen. Downloads und Verwendung digitaler Dateien werden automatisch dokumentiert. 

Direktvergleich: DAM vs. WeTransfer 

WeTransfer ist ein Filehosting-Dienst, dessen Fokus auf dem Versand großer Dateien liegt. Anders als bei Diensten wie Dropbox und Google Drive geht es also primär nicht darum, digitale Assets dauerhaft zu speichern und langfristig zu Teilen. Die Nutzung von WeTransfer erfordert keine Registrierung, sondern lediglich die Angabe einer Empfänger-E-Mail-Adresse. Der Adressat hat dann eine Woche Zeit, die Datei herunterzuladen. Danach wird sie vom Server gelöscht. Sowohl beim Upload als auch beim Download erfolgt eine Verschlüsselung, was jedoch kein vollständiger Garant für Datenschutz und Datensicherheit ist. 

WeTransfer rein auf den kurzfristigen Datenaustausch angelegt

Der Unterschied zwischen DAM-Software und WeTransfer liegt auf der Hand. WeTransfer ist rein auf den kurzfristigen, spontanen Austausch von einzelnen größeren Dateien ausgelegt. Digital Asset Management zielt hingegen auf die dauerhafte Verwaltung eines umfangreichen Datenbestands ab. Zu erwähnen ist, dass DAM-Systeme ebenfalls sehr gut mit großvolumigen Dateien umgehen können. 

Direktvergleich: DAM vs. Google Drive 

Vergleichen wir DAM zuletzt mit Google Drive. Der beliebte Storage-Dienst speichert Dateien in der Cloud, auf der lokalen Festplatte und auch auf mobilen Endgeräten. Das Teilen von Inhalten erfolgt – ähnlich wie bei Dropbox – über einzelne Freigaben und Links. Dazu kommen jedoch einige Funktionalitäten, die den Dienst einzigartig machen. So kann Google Drive beispielsweise über 30 verschiedene Dateiformate öffnen – darunter auch Photoshop-Dateien. Selbst, wenn der Nutzer die entsprechende Software nicht installiert hat, kann er auf die Dateien zugreifen. Zudem generiert Google Drive eine übersichtliche Vorschau und erlaubt auch das Bearbeiten von Assets. Was das Basis-Lizenzmodell betrifft, so bietet Google Drive aktuell mehr Speicherkapazität als Dropbox. 

Trotz hohem Funktionsumfang: DAM-Software kann mehr als Google Drive

Google Drive ist zwar einer der Cloud-Storage-Lösungen mit dem höchsten Funktionsumfang, professionellen DAM-Systemen kann der Dienst aber dennoch nicht das Wasser reichen. Ein wesentlicher Nachteil von Google Drive besteht beispielsweise darin, dass keine Metadaten und Schlagwörter vergeben werden können. Die Suchfunktion beschränkt sich auf Optionen wie Dateityp und Eigentümer. Eine Suche nach spezifischen Kriterien wie Lizenz, Verwendung oder Gültigkeit ist nicht möglich. Zusammengefasst: Auch Google Drive eignet sich – anders als ein DAM-System – nicht dazu, große Mengen digitaler Assets und zahlreiche Benutzer komfortabel zu verwalten. 

Cloud-Storage-Lösungen stoßen schnell an ihre Grenzen 

Fassen wir zusammen, so haben Cloud-Storage-Dienste durchaus ihre Daseinsberechtigung. Insbesondere Freelancern und kleinen Teams erlauben sie es, Dateien unkompliziert zu speichern und zu teilen. Auch die Kosten bleiben hierbei im Rahmen. Sobald die Anzahl der digitalen Assets und der Prozessbeteiligten jedoch ein überschaubares Maß übersteigt, stoßen Dropbox & Co. schnell an ihre Grenzen. Vorhandene Dateien, Versionen, Benutzer, Berechtigungen und Freigaben lassen sich kaum noch überblicken. Zudem fehlt eine leistungsfähige Suchfunktion, um Dateien komfortabel und sicher aufzufinden. 

All diese Probleme löst Digital Asset Management mit einem Funktionsumfang, der weit über den von Cloud-Storage-Diensten hinausgeht. Zudem ermöglichen leistungsfähige DAM-Systeme eine medienneutrale Speicherung von Dateien und eine automatisierte Ausspielung in verschiedenste Kommunikationskanäle wie Websites, Social Media und Kataloge. All dies sind Faktoren, die erhebliche Kosteneinsparungen und Risikominimierungen mit sich bringen. Schlussendlich rechtfertigt dies auch die höheren Investitionen, die bei DAM-Software notwendig sind.