OMICRON
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Effiziente, weltweite Kollaboration durch Zugriff auf eine zentrale Datenbank
OMICRON ist ein österreichisches Unternehmen, das sich mit der Entwicklung innovativer Technologien für alle Bereiche der elektrischen Energieversorgung beschäftigt. Im Mittelpunkt stehen elektrische Prüfungen an Mittel- und Hochspannungs-Betriebsmitteln, Schutzprüfungen und Prüfungen digitaler Schaltanlagen. Hinzu kommt der gesonderte Bereich Cyber Security. Zusätzlich bietet OMICRON Dienstleistungen in den Bereichen Beratung, Inbetriebnahme, Prüfung, Diagnose und Schulung an. Zu den weltweiten Kunden gehören Energieversorger, Betriebsmittel-Hersteller, große Industriebetriebe und Dienstleister im Bereich der Elektrotechnik. 1984 gegründet, ist das Unternehmen heute in 160 Ländern tätig. Die OMICRON-Gruppe beschäftigt an 25 Standorten in Europa, Nordamerika, Südamerika, Asien, Australien und im Nahen Osten rund 920 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Webseite für hochspezialisierte Geräte
Emotionen sind in der Regel wichtig für Marketing-Fotos. Bei OMICRON ist diesbezüglich ebenso nüchterne Sachlichkeit gefragt. Die scheint im ersten Moment auch zum Tätigkeitsfeld des Unternehmens zu passen. Dabei kümmert sich OMICRON im Kern um hochsensible Bereiche, die die hohen Lebensstandards, wie wir sie kennen, erst möglich machen. Es geht um nicht weniger als darum, einen Beitrag zur sicheren Stromversorgung auf der ganzen Welt zu leisten.
OMICRON speichert 100.000 digitale Assets im Archiv
Auf der Webseite bietet OMICRON hochkomplexe Technik an, mit der nur Fachleute etwas anfangen können. Diagnosesysteme für Transformatoren, Prüfgeräte für die Schutz- und Messtechnik und Fachsoftware für die Visualisierung von IEC 61850-Sampled Values zum Beispiel. Alle Produkte sind als Freisteller ohne Hintergrund zu sehen. Nach dem Klick auf das Produkt gibt es passende Videos, Datenblätter, Broschüren und Fachartikel. Das ist geballte Sachlichkeit. 100.000 digitale Assets verwaltet OMICRON. Neben Bildern und Videos sind es hauptsächlich Grafiken, Dokumente und Audio-Dateien, auf die die Belegschaft inzwischen problemlos weltweit zugreifen kann. Das globale Management der Assets in der Mediendatenbank funktioniert reibungslos. Dennoch erinnert man sich bei OMICRON auch noch gut an die Zeit davor.
File-Server mit komplexer Ordnerstruktur
„Früher hatten wir gar kein Tool, um unsere Produktfotos und andere Digitalen Assets zu managen“, blickt Jeannine Walser zurück. Sie trägt bei OMICRON die Verantwortung für Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz und Zusammenarbeit. „Bei uns lag alles auf einem Fileserver – in einem Ordner mit Tausenden von Unterordnern.“ Es habe einer Menge Erfahrung bedurft, führt sie aus, um die Struktur zu verstehen und am Ende genau zu wissen, wo sich die gesuchten Dateien befinden. „Nämlich im Unterordner des Unterordners des Unterordners.“
Datenarchiv mit ineffizienter Suchfunktion
Die Datenarchivierung auf dem Fileserver musste zwangsläufig irgendwann Probleme aufwerfen. Denn um die 50 Creatives und weitere hundert lokale und internationale Kolleginnen und Kollegen arbeiteten mit der Datenbank, in der sich das Suchen und Finden von Assets überaus schwierig und ineffizient gestaltete. Hinzu kam, dass neues Personal aufwändig auf das unliebsame File-System geschult werden musste. „Auch die Regelung der Zugriffsberechtigungen war ziemlich kompliziert, da aufgrund verschiedener Tätigkeiten manche Unterordner, die für deren Tätigkeiten nicht relevant waren, ausgeblendet wurden“, beschreibt Jeannine Walser. „Dies gestaltete nicht nur das Suchen und Speichern schwierig, sondern auch die Administration.“
Marketing bei OMICRON beschließt, DAM-System anzuschaffen
Die Initiative, ein DAM-System anzuschaffen, kam aus dem Marketing-Team. „Es ging einfach nicht mehr mit den Tausend Ordnern, in denen alles zwar auf eine bestimmte Art geordnet, aber doch nicht wirklich auffindbar herumschwirrte“, fasst Jeannine Walser zusammen. „Da haben wir entschieden: Es muss ein durchsuchbares Tool her, in dem die Versionierung eindeutig ist und die Assets verknüpfbar sind.“ Sie nennt ein Beispiel: „Wenn zum Beispiel eine Einverständniserklärung vorhanden ist, dass bestimmte Fotos für externe Zwecke wie Produktbroschüren verwendet werden dürfen, dann kann man die einfach mit den Bildern verknüpfen.“
Evaluation: 4ALLPORTAL überzeugt durch Anpassungsfähigkeit
„Die Komplexität musste reduziert werden“, bringt es Jeannine Walser auf den Punkt. Im Rahmen einer Evaluation analysierte OMICRON verschiedene Tools – so auch das 4ALLPORTAL. „Wir fanden, dass es sehr anpassungsfähig und schon im Standard sehr gut ist“, nennt sie einige Vorteile. „Durch kleinere Anpassungen lässt sich aber noch das eine oder andere praktische Feature hinzufügen.“
Umfangreiche OMICRON-Anforderungen an DAM-System
Das DAM-System musste den Ansprüchen verschiedener Stakeholder innerhalb des Unternehmens genügen. Die Interne Kommunikation würde es für Fotos von Firmenfeiern und der Bereitstellung des Firmenlogos nutzen, das Team der User Experience ihre Icons darin einpflegen. Von zentraler Bedeutung aber war das anzuschaffende DAM-System für Marketing und Vertrieb. „Das ist bei uns ein ziemlich großer Bereich, personell und dateitechnisch. Wir haben viele Produktbilder oder Screenshots aus unserer Software“, zählt Jeannine Walser auf. „Auch sollen in Zukunft noch die Produktbroschüren hinzukommen, die direkt im 4ALLPORTAL abgelegt und in einer Vorschau betrachtet werden können.“
DAM-Modul mit Adobe-Extension
Für die IT-Abteilung von OMICRON war indessen ein ausgereifter DAM-Standard entscheidend. Besonders wichtig dabei: die Update-Sicherheit. „Was nicht passieren sollte ist, dass mehrere individuelle Anpassungen implementiert wurden und dann ein Update nicht funktioniert, weil man danach nochmal an die Konfigurationen ranmuss“, umreißt Jeannine Walser die Vorüberlegungen aus IT-Sicht. Für die Nutzerschaft sollten möglichst alle Dateien an einem zentralen Ort liegen, die über ein webbasiertes Tool aufrufbar sind. „Denn unsere internationalen Kollegen hatten vor der Umstellung immer mit langen Ladezeiten der Vorschaubilder zu kämpfen“, erklärt sie. „Und für unsere Creatives war bedeutsam, dass sie die Fotos aus der Software direkt in Adobe InDesign ziehen und verlinken können.“
Interface und Produktumfang geben den Ausschlag
Am Ende konnte sich 4ALLPORTAL gegen zwei andere Anbieter in der engeren Auswahl durchsetzen. Das moderne Interface und der große Produktumfang gaben den Ausschlag. „Es war alles schon da und wir hatten die Möglichkeit, noch etwas anzupassen“, erläutert Jeannine Walser, „auch im Hinblick auf die Rollenkonfiguration, die wegen der verschiedenen Stakeholder wichtig war.“ Das sei eine besondere Herausforderung gewesen, weshalb OMICRON nun drei verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen nutze.
Sechs Monate bis zum Go-Live bei OMICRON
Vom Zuschlag bis zum Go-Live vergingen sechs Monate. „In einem Ersttelefonat hat man bei 4ALLPORTAL all unsere generellen Fragen beantwortet, was bei uns ganz gut ankam“, beschreibt Jeannine Walser den Beginn der Zusammenarbeit. Es folgte ein Meeting mit einem Anforderungs-Workshop in Österreich. „Am Ende stand da eine riesige Mindmap, auf der sich keiner mehr auskannte, weil unsere Anforderungen so komplex waren“, erzählt sie amüsiert.
Sehr positive Zusammenarbeit im Projekt
„Nur René von 4ALLPORTAL hatte einen ziemlich guten Durchblick. Und jetzt ist ja auch alles so, wie wir uns das gewünscht haben.“ In einem zweiten Treffen ging es dann um die Installation, Zuständigkeiten und zeitlichen Abläufe. „Das war alles sehr positiv“, findet Jeannine Walser.
Interne Schulungen und Learning-Konzept
„Nach der Installation hat uns der 4ALLPORTAL Consultant mit dem System vertraut gemacht und wir haben eine halbtägige Admin-Schulung bekommen“, führt Jeannine Walser aus. Seitdem nimmt sie die internen Schulungen selbst vor. Je nach Gruppengröße und -zusammensetzung dauert das eine bis anderthalb Stunden. „Natürlich zeige ich nicht alle Funktionen, wenn es beispielsweise eine Person aus dem Event-Bereich ist, da die umfangreichen Features nicht von allen gebraucht werden“, sagt sie. „Bei gemischten Gruppen aus User Experience, Interner Kommunikation und Marketing mache ich aber die größere Tour mit allen Funktionen.“ Ein Learning-Konzept mit Videoaufzeichnung für Basic-User ist in Planung.
Weltweite Kollaboration bei OMICRON in einem DAM-System
Insgesamt gibt es acht Power-User bei OMICRON. „Die habe ich geschult. Sie achten als Caretaker auf die Assets, wenn sie reinkommen, um deren Qualität zu gewährleisten.“ Dazu gesellen sich rund 50 Editoren weltweit, die ihre Bilder beispielsweise von Events hochladen. Das funktioniert nur, weil die Firmensprache bei OMICRON Englisch ist, auch im 4ALLPORTAL.
Automatische Verschlagwortung spart viel Zeit
Für die Verschlagwortung gibt es sehr detaillierte Menüs, von grob nach fein geordnet. „Foto, Produktfoto, und dann werden weitere Felder befüllt, bis hin zu den Keywords“, beschreibt Jeannine Walser. Für wiederkehrende Bildtypen gibt es Ordner mit automatischer Verschlagwortung und Metadaten-Zuweisung. „Das spart schon sehr viel Zeit“, resümiert sie.
Effizientere Arbeit durch DAM-System
Seit zwei Jahren ist das 4ALLPORTAL DAM-System bei OMICRON im Einsatz und hat die Arbeit ein ganzes Stück effizienter gemacht. Das Unternehmen spart jede Menge Zeit durch schnelles Suchen und Finden. „Wenn man früher eine Produkt-Präsentation gemacht hat, musste man zum Marketing gehen und sagen: Ich hätte dazu gern die Bilder“, erinnert sich Jeannine Walser. „Das gibt man heute in die Suche ein und lädt es sich selbst herunter.“ Auch die Verschwendung von wertvollem Speicherplatz durch Foto-Dubletten und unterschiedliche Bildformate gibt es nicht mehr.
Speicherplatz sparen mit nur noch einer Originaldatei
„Früher haben Leute ein RAW-Format auf ihrem PC abgelegt, ein TIFF oder PSD daraus entwickelt und das auf dem Server abgelegt“, blickt Jeannine Walser zurück. „Es gab aber auch die, die das RAW behalten, zusätzlich ein JPEG draus gemacht und dann das RAW, das JPEG und das TIFF abgelegt haben.“ Jetzt gibt es nur noch ein Original, das mittels Downloadprofilen in unterschiedlichen Formaten heruntergeladen werden kann.
Verbesserte Kollaboration durch Ampel-Regelung
Das 4ALLPORTAL fördert auch die Kollaboration: „Unser Marketing arbeitet jetzt ganz anders“, sagt Jeannine Walser. „Wenn ich eine Bilder-Kollektion brauche, muss mir die niemand vom Marketing mehr ins OneDrive laden, wo sie teilbar ist. Sie können sie mir ganz einfach zusammenstellen und ich kann sie mir eigenständig herunterladen, direkt im 4ALLPORTAL.“ Besonders wichtig für eine tadellose Kollaboration ist die „Ampel“, die die Verwendungsrechte der Bilder regelt: „Bei uns fotografieren wir meistens selbst und mit Kolleginnen und Kollegen statt Models. Mit der Ampel laufen schöne Motive nicht Gefahr, plötzlich in einem Magazin zu landen, wo sich die abgebildete Person dann selbst sieht, ohne darauf vorbereitet zu sein.“
Migration bei OMICRON abgeschlossen
Vor einem Jahr hat die Migration der digitalen Assets begonnen. „Das Wichtigste, die Produktfotos, haben wir schon, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kernkompetenz weiter ausüben können“, sagt Jeannine Walser. Dennoch wartete noch jede Mange altes Bildmaterial noch auf den Umzug ins neue DAM-System. „Das Unternehmen wurde 1984 gegründet. Seither wurde jedes Event, Messe oder Feier mit Fotos dokumentiert. Davon gibt es einige Gigabyte an Material“, erzählt sie. „Ich glaube, das haben wir ganz schön unterschätzt, was da alles noch lag und gepflegt werden musste.“
Hilfestellung im Rahmen eines Wartungsvertrags
Die weitere Zusammenarbeit mit 4ALLPORTAL ist fest geplant. „Wir haben das Tool angeschafft mit dem Gedanken, dass es jetzt länger bleibt. Da sind wir natürlich auf die Hilfe von Cross Media angewiesen. Und wir haben ja auch den Wartungsvertrag. Wenn ein größeres Release kommt, spielen sie uns das Update einfach auf“, sagt Jeannine Walser.
In der Regel geschieht die Kommunikation auf elektronischem Wege. „Wenn wir mal etwas brauchen, dann schreibe ich eine Liste und schicke eine Anfrage“, erklärt sie. „Dann gehen wir das zusammen durch und ich lerne, auch wie ich Sachen selbst konfigurieren kann.“ Zum Beispiel das Anlegen von neuen Feldern oder Werte, die darin angezeigt werden sollen. „Damit ich nicht jedes Mal schreiben oder anrufen muss.“
„Kleinere Updates spielen wir einmal im Monat selbst auf, so läuft das System immer auf dem neuesten Stand. Und falls es doch mal ein Problem gibt, können wir ein Ticket beim 4ALLPORTAL Support auf, die sich darum kümmern.“
(Jeannine Walser, Verantwortliche für Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz und Zusammenarbeit bei OMICRON)
4ALLPORTAL hat sich bei OMICRON bewährt
Energie ist das, was die Mitarbeitenden von OMICRON täglich beschäftigt und antreibt. „Auch wenn die Produktpräsentation eher sachlich gestaltet ist, so kann man auf den Fotos von Messen und Events mit Kunden erkennen, wie viele positive Emotionen tatsächlich dahinterstecken“, resümiert Jeannine Walser. Das 4ALLPORTAL bietet bei OMICRON nun einen zentralen Platz zur Verwaltung dieser Dateien. „Und wir sind davon überzeugt, dass es die erste Anlaufstelle für unsere digitalen Assets bleiben wird.“
