Schindler AG

Wie unser Digital Asset Management einen Konzern bewegt  

Der 1874 gegründete Schindler Konzern ist einer der weltweit führenden Anbieter von Aufzügen und Fahrtreppen und damit einhergehenden Dienstleistungen. Seine innovativen und umweltfreundlichen Zutritts- und Beförderungssysteme prägen maßgeblich die Mobilität einer urbanen Gesellschaft. Täglich bewegt Schindler mit seinen Mobilitätslösungen über 1 Milliarde Menschen auf der ganzen Welt. Hinter diesem Erfolg stehen mehr als 57 000 Mitarbeitende in über 100 Ländern.

Ende 2014 machte sich die Schindler AG auf die Suche nach einer innovativen und schnellen Bilddatenbank. Zukünftig sollte damit die eigene Produkt-, Marketing- und Kommunikationsarbeit einheitlicher und vor allem copyrightsicherer über den gesamten Konzern gesteuert werden. Bisher organisierte Schindler Fotos, Videos, Grafiken und Dokumente in mehreren Server-Filesystemen und Ablageorten. Daraus resultierten oftmals Probleme bei der Verwendung von Mediendaten, die Produktkommunikation war inkonsistent und Mitarbeiter hielten die gleichen Daten mehrfach.

Die von Schindler gesuchte Software musste also gleich mehrere Anforderungen auf einmal erfüllen. Ein zentraler Wunsch war beispielsweise, dass Bilder und Dateien standortabhängig sichtbar sein sollten. Fotos, auf die Schindler-Mitarbeiter in der Schweiz hätten zugreifen sollen, sollten beispielsweise für deutsche Zweigstellen sichtbar sein und umgekehrt.  Zudem sollten sie, bedingt durch ein länderspezifisches „Rechte-System“, für den Download gesperrt werden. 

Mit unserem 4ALLPORTAL Media Asset Management (DAM) hatten wir genau die Lösung parat, nach der die Schindler AG gesucht hatte. Mit den umfangreichen Grundfunktionen konnte unser Kunde bereits einen Großteil seiner Bedürfnisse abdecken. Um Assets ortsabhängig sichtbar zu machen, setzt die Schindler AG zusätzlich unser Feature „Ampel- und Nutzungsrechte“ ein. Mit dieser Erweiterung können verschiedene Freigabeattribute, Nutzungsrechte und Verwendungszwecke von Dateien definiert und dem User durch ein einfaches Ampelsystem farblich angezeigt werden.

Ebenfalls haben wir ein Feature eingebaut, durch das jedes Asset mit einem Ablaufdatum versehen wird, um so Lizenzprobleme zu vermeiden. Bevor unser DAM jedoch komplett an den Start ging, haben wir die knapp 500.000 bisherigen Assets direkt im DAM auf Dubletten untersucht, damit Schindler im neuen System mit einem sauberen Datenbestand arbeiten konnte. Durch unsere Analyse konnten wir insgesamt 105.000 Dubletten ausfindig machen und haben diese entsprechend den zugehörigen Unternehmensabteilung markiert. Daraufhin konnten im Anschluss die einzelnen Unternehmensabteilungen die markierten Bilder prüfen und darüber entscheiden, welche Dateien behalten und welche gelöscht werden sollten.