File Management

Auf jedem Arbeitscomputer sammelt sich früher oder später eine große Anzahl an unterschiedlichen Dateien an.

Vielleicht kennen auch Sie folgende Szenarien aus Ihrem Arbeitsalltag:

• Ihr Desktop ist voll von willkürlich zusammengewürfelten, unorganisierten Dateien.
• Die Ordnerstruktur auf Ihrer Festplatte ist unübersichtlich. Sie müssen sich durch Unmengen an Unterordnern klicken, um zum Ziel kommen.
• Dateien sind teilweise an mehreren Orten doppelt abgelegt.
• Die Dateien sind uneinheitlich und uneindeutig benannt, sodass Sie nicht immer wissen, was genau sich dahinter verbirgt.
• Auf die Dateien, die Sie auf Ihrem Endgerät speichern, haben nur Sie Zugriff, was die Zusammenarbeit im Team erschwert.
• Um Dateien zu teilen, verschicken Sie große Dateianhänge, die am Ende im E-Mail-Postfach verstauben.

Auf privaten Computern mag dieses Datenchaos noch bis zu einem gewissen Grad akzeptabel sein. Kritisch wird es, wenn Sie mit Ihren Dateien effizient arbeiten wollen. Für Unternehmen, in denen die Mitarbeitenden, Teams und Abteilungen tagtäglich mit großen Dateimengen, sensiblen Daten und geschäftsrelevanten Assets hantieren, ist ein durchdachtes File Management unabdingbar.

Was ist File Management? 

File Management ist ein System, um Dateien zu verwalten und zu suchen. Das können unterschiedliche Arten von Dateien sein: 

Medieninhalte, z. B. Fotos und Videos 

Textdokumente, z. B. Verträge 

Zu den Aufgaben von File Management gehört unter anderem: 

• Hierarchisch sortierte Ordner verwalten 
• Dateien richtig benennen, um die Dateisuche zu erleichtern 
• Dateien mit Zusatzinformationen wie Erstelldatum, Bearbeitungsstatus, Freigabestatus und anderen Metadaten versehen 
• Ungenutzte Dateien archivieren 

Diese Dateimanager gibt es 

Dateimanager gibt es viele auf dem Markt, sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Versionen. Neben On-Premise-Software sind File Management Systeme zudem als cloudbasierte Lösungen erhältlich. 

Doch nicht jede File Management Software eignet sich für jeden Gebrauch. Vor allem Unternehmen sollten darauf achten, dass das File Management die benötigte Menge und Form von Dateien unterstützt und sich perfekt in den Workflow eingliedert. 

File Management für den privaten Gebrauch 

Viele Geräte und Computersysteme sind mit kostenlosen, vorinstallierten Dateimanagern ausgestattet. Bei Windows-Geräten ist das beispielsweise der Windows Explorer. Nutzen Sie ein MacBook von Apple, steht Ihnen das Programm Finder zur Verfügung. In den App-Stores finden Sie darüber hinaus viele weitere kostenlose oder kostengünstige Lösungen für das Dateimanagement. 

Für den privaten Gebrauch und überschaubare Dateimengen sind all diese Softwares in der Regel ausreichend. Wollen Sie größere Mengen an Daten verwalten und komplexe Ordnerstrukturen erstellen, kommen Sie hier jedoch schnell an Ihre Grenzen.  

Eingeschränkte Funktionen der Standard-Dateimanager 

Bei den Standard-Dateimanagern ist die Dateisuche meist sehr eingeschränkt: Die Dateien lassen sich lediglich nach Dateinamen und Erstelldatum filtern. 

Eine Funktion, die darüber hinaus oft fehlt, ist ein sinnvolles Berechtigungskonzept. Zwar lassen sich in manchen File Management Systemen Ordner durch Passwörter schützen. Jedoch ist kein umfangreiches Management von Rollen und Zugriffsrechten möglich, was die Zusammenarbeit mit anderen Personen erschwert. 

File Management für Unternehmen 

Zumeist reichen die genannten kostenlosen Dateimanager nicht für die vielfältigen Anforderungen von Unternehmen aus. Dann ist ein umfangreiches File Management gefragt, mit dem Sie selbst große Dateimengen stemmen, umfangreiche Metainformationen hinterlegen und Zugriffsrechte zuweisen. 

Ebenso sollte die genutzte File Management Software alle Compliance-Anforderungen erfüllen und zum Beispiel eine DSGVO-konforme Speicherung von privaten Daten ermöglichen. 

Für Unternehmen lohnen sich unter anderem folgende File Management Systeme: 

• DMS: Document Management System zur Verwaltung von Textdateien, insbesondere von Verträgen und Rechnungen 
• DAM: Digital Asset Management für Marketing-Materialien, Bilder, Videos, Textbausteine etc. 
• PIM: Product Information Management zur Verwaltung von Produktinformationen 
   

10 Gründe für ein Enterprise File Management – wenn der Standard-Dateimanager nicht mehr ausreicht 

Ein professionelles File Management sorgt in Ihrem Unternehmen für eine effizientere Nutzung Ihrer Daten. Verschwenden Sie keine wertvolle Zeit mehr, um nach verschollenen Dateien zu suchen. Hinterlegen Sie stattdessen alle wichtigen Informationen an einem Ort, sorgen Sie für eine reibungslose Teamarbeit und vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe. 

Wir verraten Ihnen zehn gute Gründe, warum Sie in ein Enterprise File Management investieren sollten. 

1. Dateien zentral an einem Ort verwalten 

Jede Abteilung in Ihrem Unternehmen hat ihre eigene Dateiablage – und arbeitet noch dazu mit unterschiedlichen Systemen? Wichtige Dateien fliegen unkontrolliert auf dem unaufgeräumten Desktop von einzelnen Mitarbeitenden herum oder liegen vergessen in E-Mail-Anhängen? 

All das begünstigt, dass wichtige Dateien verloren gehen, Informationen brachliegen und Datensilos entstehen. Sammeln Sie Ihre Dateien stattdessen an einem zentralen Ort – in einem File Management System, das für alle berechtigten Mitarbeitenden zugänglich ist. 

Das File Management System ist Ihre Bibliothek. Bewahren Sie Ihre Assets, Daten und Medien sorgfältig auf, pflegen Sie sie und sorgen Sie für eine einfache Nutzung. 

2. Arbeitsaufwand reduzieren 

Ohne ein übersichtliches Dateimanagement verbringen Ihre Mitarbeitenden viel Zeit damit, nach Dateien zu suchen und sie zwischen den Teams hin- und herzuschicken. Führt die Dateisuche ins Leere, heißt das für die Mitarbeitenden, dass sie die Dateien nochmals anlegen müssen. Diese doppelte Arbeit ist wenig effizient und verursacht unnötige Kosten. 

Mit einem File Manager reduzieren Sie den Arbeitsaufwand für langwierige Suchen und die unnötige Neuerstellung von Dateien. Mit nur wenigen Klicks finden Sie genau die Dokumente, Fotos, Produktdaten oder Medieninhalte, die Sie gerade brauchen. 

3. Projekte schnell voranbringen 

Die eben genannten Vorteile bringen noch einen weiteren positiven Effekt mit sich: Sie beschleunigen die Projektarbeit. 

Nehmen wir an, Sie planen in Ihrem Unternehmen gerade unterschiedliche Marketingkampagnen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten nun für jede Marketingmaßnahme erst mühsam die richtigen Bilder, Materialien, Logos und Daten zusammensuchen. Vor allem im digitalen Marketing beeinflussen Verzögerungen schnell den Erfolg der gesamten Kampagne. 

Auch Ihre Kunden sind sicherlich nicht begeistert, wenn Sie Deadlines verschieben, weil Ihnen wichtige Dateien fehlen und Sie wertvolle Zeit mit dem Suchen verbringen. 

Bringen Sie Ihre Projekte mithilfe eines professionellen File Management Systems voran, sorgen Sie für reibungslose Projektabläufe und setzen Sie Ihre Arbeitskraft für wichtigere Aufgaben als die Dateisuche ein. 

4. Dateien auf dem neuesten Stand halten 

Ein einheitliches File Management verhindert, dass in Ihrem Unternehmen unterschiedlichste Versionen Ihrer Dateien im Umlauf sind. Im File Manager halten Sie Ihre Daten immer auf dem neusten Stand. Alle Änderungen sind direkt im System dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. 

5. Freigabe und Überprüfung von Dateien erleichtern 

Eine File Management Software unterstützt Sie bei Ihren Freigabeworkflows. Hinterlegen Sie direkt an der Datei den Freigabestatus und die weiteren Schritte. 

Ebenso lassen sich individuelle Rollen und Zugriffsrechte festlegen. Damit stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personengruppen Änderungen an den Dateien vornehmen. Sie gewährleisten, dass alle Dateien geprüft und freigegeben sind, bevor sie veröffentlicht oder an Kunden geschickt werden. 

6. Zusammenarbeit verbessern 

Dank der zentralen Verwaltung Ihrer Dateien wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu einem Kinderspiel. Legen Sie Projektgruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen an, erstellen Sie projektspezifische Dateisammlungen und versehen Sie Ihre Dateien mit Notizen. 

Viele File Management Systeme verfügen über eine praktische Kommentarfunktion, sodass Sie die Bearbeitung von Dateien mit Ihren Teammitgliedern absprechen und Aufgaben zuweisen können. So erleichtert Ihnen das System die Kommunikation untereinander. 

7. Kontrolle über die Daten behalten 

Wissen Sie immer, wer welche Dateien wo abgespeichert und wie verwendet hat? Im File Management System behalten Sie die volle Kontrolle über die Nutzung der Dateien. Diese ist in den Verwendungshistorien lückenlos dokumentiert. Über die Zuteilung von Rollen wissen Sie und alle anderen stets, wer für welche Dateien zuständig ist. Gleichzeitig verhindern Sie, dass Unberechtigte fälschlicherweise Dateien verändern, löschen oder falsch verwenden. 

8. Sensible Daten schützen 

In Ihrem Unternehmen arbeiten Sie mit vielen sensiblen Daten. Arbeitsverträge, Rechnungen von Kunden, Mitarbeiterfotos oder vertrauliche Geschäftsberichte sollten auf keinen Fall auf dem Desktop, in öffentlichen Drive-Ordnern oder in den Untiefen des E-Mail-Postfachs herumschwirren. 

Legen Sie kritische Dateien geschützt in Ihrem File Management System ab. Über das Berechtigungskonzept legen Sie genau fest, wer darauf Zugriff hat. 

9. Compliance einhalten 

Viele Standard-Dateimanager oder Filesharing-Anbieter wie Google Drive, Dropbox oder WeTransfer sind aus Compliance-Sicht nicht ideal. Achten Sie darauf, dass Ihr File Management System eine DSGVO-konforme digitale Archivierung ermöglicht und die privaten Daten Ihrer Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartner geschützt sind. 

Für den Schutz Ihrer Daten sollten Sie Ihre Dateien zudem regelmäßig sichern und Back-ups erstellen. Auch hierbei hilft Ihnen die File Management Software. 

10. Effizienz erhöhen 

Insgesamt trägt ein professionelles File Management maßgeblich zur Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen bei. Vereinfachen und beschleunigen Sie Workflows, verbessern Sie die Teamarbeit, steigern Sie Ihre Produktivität und sparen Sie Ressourcen. 

Welches ist das richtige File Management System für mein Unternehmen? 

Fragen Sie sich, welche Arten und Mengen von Dateien Sie verwalten, um das beste File Management System für Ihr Unternehmen zu finden. Legen Sie außerdem fest, welche Features Sie benötigen, um Ihre Workflows ideal zu unterstützen. 

Haben Sie eine große Bibliothek an digitalen Assets, die Sie intelligent verwalten möchten? Dann ist ein Digital Asset Management System ideal. Brauchen Sie Unterstützung bei der Verwaltung von produktbezogenen Daten, dann ist eine Product Information Management Software das System Ihrer Wahl. 

Sie erhalten beides in einer Plattform, wenn Sie auf die File Management Lösung von 4ALLPORTAL setzen. Das sind die Vorteile im Überblick: 

• Übersichtliche Verwaltung von riesigen Datenmengen 
• DSGVO-konforme Speicherung und Verteilung von Dateien 
• Hohe Kontrolle durch individuell festlegbare Berechtigungskonzepte 
• Einfache Suche dank Verschlagwortung und smarter Suchfilter 
• Vielzählige Integrationsmöglichkeiten zu Drittsystemen