DAM VS. PIM: WO LIEGEN DIE UNTERSCHIEDE?

DAM und PIM: Ein grundlegender Vergleich 

Wenn Sie nach DAM-Software suchen, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit auch auf PIM-Systeme stoßen. Der Grund hierfür ist, dass die Grenzen zwischen diesen Programmen zunehmend verschwimmen. So besitzen einige PIM-Lösungen Funktionalitäten von DAM (oder umgekehrt). Eine wesentliche Gemeinsamkeit liegt darin, dass sowohl PIM- als auch DAM-Systeme Inhalte zentral verwalten und leicht zugänglich machen. 

Trotz vieler Überschneidungen ist jedoch festzuhalten, dass sich die Grundausrichtung von DAM und PIM unterscheidet: 

• DAM verwaltet digitale Assets 

• PIM verwaltet Produktinformationen 

Asset-Fokus vs. Produktfokus

Beim Digital Asset Management stehen also (allgemeingültige) digitale Dateien wie Bilder, Videos und Brands im Vordergrund. Ein PIM-System konzentriert sich hingegen auf produktbezogene Informationen. Hierbei kann es sich ebenfalls um Bilder und Videos handeln. Es kommen jedoch noch weitere Produktinformationen wie Textbausteine und technische Daten hinzu. 

Gehen wir nun etwas mehr in die Tiefe, indem wir uns die Definition von DAM- und PIM-Software näher ansehen. 

Was ist ein DAM-System? 

DAM-Systeme sind für das Management aller digitalen Inhalte eines Unternehmens zuständig. Es wird kein spezifischer Fokus auf einzelne Produkte gelegt. Vielmehr sorgt Digital Asset Management dafür, dass Dateien wie Bilder, Videos, Dokumente und Präsentationen strukturiert abgelegt werden. Hierfür lassen sich unter anderem Metadaten nutzen. In Kombination mit einer starken Suchfunktion sind alle Unternehmensbereiche in der Lage, Dateien komfortabel und schnell zu finden. 

Zwei wichtige Zielgruppen von DAM-Software sind das Marketing und der Vertrieb. In diesen Abteilungen wird DAM eingesetzt, um Inhalte für Branding und Werbung zu speichern, zu organisieren und in verschiedenen Kommunikationskanälen einzusetzen. Spezielle Funktionen sorgen dafür, dass ausschließlich freigegebene und korrekt lizenzierte Assets genutzt werden. 

Die wesentlichen Vorteile von DAM

Der wesentliche Vorteil von Digital Asset Management liegt darin, dass es sämtliche Assets auf einfache Weise auffindbar, verfügbar und einsetzbar macht. Als zentrale Plattform für digitale Dateien sorgt DAM somit dafür, dass Redundanzen und aufwendige Suchprozesse eliminiert werden. Auch die kostspielige Neuerstellung oder Neuanschaffung von Dateien, die eigentlich bereits vorliegen, wird auf ein Minimum reduziert. Durch gezielte Berechtigungen und Freigaben ist zudem ein konsistenter Markenauftritt gewährleistet. Dies gilt selbst dann, wenn externe Partner an den Kommunikationsprozessen beteiligt sind. 

Was ist ein PIM-System? 

PIM-Systeme haben die Aufgabe, alle produktbezogenen Informationen eines Unternehmens (Textbausteine, Bilder, Videos, Lieferanteninformationen, Datenblätter usw.) zentral zu verwalten. Zudem sind sie für die Präsentation der Produktdaten in den unterschiedlichen Vertriebs- und Marketingkanälen zuständig. Neben Printkatalogen sind dies heute häufig Online-Shops, Marktplätze und Social-Media-Plattformen. Digitale Assets, die keinen direkten Produktbezug haben, sind hingegen nicht Gegenstand des Product Information Managements. 

Das primäre Ziel von PIM-Software ist es, eine konsistente, hochwertige und korrekte Veröffentlichung von Produktinformationen sicherzustellen. 

Die wesentlichen Vorteile von PIM

Zunächst verkürzt ein PIM-System die Time-to-Market. Sämtliche Produktdaten und die zugehörigen Informationen werden innerhalb einer Plattform integriert, wodurch Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren können. Updates und Produkteinführungen gestalten sich deutlich einfacher. Kataloge und Sortimente lassen sich innerhalb kurzer Zeit erweitern. Vorteilhaft ist hierbei insbesondere, dass Aktualisierungen annähernd in Echtzeit in sämtlichen Kanälen greifen. 

Häufig wird PIM in Verbindung mit ERP-Systemen (wie SAP) eingesetzt. Als zentrale Datendrehscheibe sorgt das PIM-System dafür, dass Produktdaten aus dem ERP mit Informationen aus externen Quellen zusammengeführt werden. Dies erhöht insgesamt die Konsistenz und Transparenz produktbezogener Prozesse. 

Nicht zuletzt optimiert PIM-Software die Customer Journey, indem sie die neuesten Produktinformationen sofort und in hoher Qualität zur Verfügung stellt. Gleichzeitig ist eine konsistente Brand Experience über sämtliche Online- und Offline-Kanäle hinweg sichergestellt. 

PIM und DAM im Branchenvergleich 

Zwar lassen sich sowohl PIM als auch DAM unabhängig von der Branche einsetzen, es existieren jedoch Bereiche, bei denen der Bedarf in eine bestimmte Richtung tendiert. So richtet sich PIM naturgemäß an Unternehmen, die Produkte managen müssen. Hierzu zählen Hersteller, Großhändler und Einzelhändler aus dem B2B- und dem B2C-Sektor. 

Klar abzugrenzen sind hingegen Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich. Zu nennen sind beispielsweise Agenturen, die Unterhaltungsindustrie, Gesundheitsdienstleistungen, Grafik-Designer, Bildungseinrichtungen oder wohltätige Vereinigungen. Bei Organisationen dieser Art existieren keine Produkte. Somit hat ein PIM-System keine Relevanz. Digital Asset Management ist hier jedoch durchaus ein Thema. 

DAM, PIM oder beides? 

Um eine Entscheidung zwischen DAM und PIM treffen zu können, sollten Sie zunächst Ihre Ziele klar festlegen. Im zweiten Schritt können Sie dann definieren, mit welchem System sich Ihre Anforderungen am besten umsetzen lassen. Die nachstehenden Checklisten unterstützen Sie dabei. 

Wann benötige ich ein DAM-System?

Wenn folgende Punkte (überwiegend) auf Ihr Unternehmen zutreffen, benötigen Sie DAM: 

• Sie besitzen eine große Anzahl digitaler, insbesondere visueller Assets. 
• Sie benötigen einen offiziellen, zentralen Ablageort für Ihre Dateien. 

• Die Suche und der Einsatz von digitalen Assets sind fester Bestandteil Ihres Tagesgeschäfts. 
• Sie müssen digitale Dateien häufig intern und extern teilen. 
• Es sind zahlreiche Mitarbeiter (intern und extern) an verschiedenen Content-Prozessen beteiligt. 
• Ihre Markenkommunikation erstreckt sich über mehrere Kanäle. 
• Sie nutzen Ihre Assets häufig in anderen Anwendungen wie Adobe InDesign und PowerPoint. 

Wann benötige ich ein PIM-System?

Die Einführung eines PIM-Systems ergibt Sinn, wenn diese Faktoren gegeben sind: 

• Sie verfügen über ein umfangreiches Produktsortiment mit zahlreichen Artikelnummern. 
• Ihr Portfolio ist komplex und wird häufig aktualisiert. 
• Ein Großteil der Produktdaten stammt aus unterschiedlichen Quellen. 

• Es existieren mehrere Vertriebs- und Marketingkanäle. 
• Kurze Markteinführungszeiten sind für Ihr Unternehmen von hoher Bedeutung. 
• Sie versorgen Ihre Kunden mit umfangreichen Produktinformationen, insbesondere im Online-Bereich. 
• Alle beteiligten Unternehmensbereiche benötigen konsistente und aktuelle Produktdaten. 

DAM vs. PIM: Die Kombination aus PIM- und DAM-Software machts

Wenn Ihr Unternehmen nicht gerade ein reiner Dienstleister ist, haben Sie in der Regel Bedarf an PIM- und DAM-Funktionalitäten. Der Grund: Neben reinen Produktinformationen besitzen Sie im Normalfall auch digitale Assets, die keinen direkten Produktbezug haben. In diesem Fall ist es nicht zwingend erforderlich, sich für eines der beiden Systeme zu entscheiden. Auch ein kombinierter Einsatz ist durchaus möglich. 

Wenn Sie eine Kombination aus DAM und PIM nutzen möchten, sollte es sich um Systeme desselben Anbieters handeln. Im Idealfall basieren beide Komponenten auf einer einheitlichen Plattform und sind nahtlos miteinander integriert. Nur auf diese Weise sind reibungslose Abläufe ohne Systembrüche und Redundanzen sichergestellt.