Digitale Archivierung

Die Zusammenarbeit mit 4ALLPORTAL lief sehr unkompliziert und das System wurde blitzschnell installiert. Mit Hilfe von Schulungen, Videotutorials und Handbüchern sowie dank der sehr intuitiven Bedienoberfläche, wurde das 4ALLPORTAL DAM von unseren Kollegen schnell positiv angenommen. Für uns rechnet sich das Investment enorm: Unsere Kollegen verbringen circa 50 % weniger Zeit mit der Suche nach den passenden Assets, den Return on Investment haben wir – sehr konservativ kalkuliert – also nach spätestens zwei Jahren erreicht.

Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir endlich ein zentrales System als Datenquelle auf das unterschiedliche Abteilungen zugreifen können. Damit können wir übergreifend Einheitlichkeit bei dem von uns verwendeten Bildmaterial garantieren. Das 4ALLPORTAL ist daher aus unserem Workflow heute nicht mehr wegzudenken. Mit 4ALLPORTAL haben wir zudem einen Partner gefunden, der ein hohes Verständnis für unsere Arbeitsabläufe besitzt und einen verlässlichen Support bietet.

Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir aber weitaus mehr gefunden: neben der Datenpflege und Verwaltung von Dateien, wickeln wir nun auch einen Großteil unserer Arbeitsprozesse und der dazugehörigen Kommunikation über das System ab. Zudem haben wir mit der Volltextsuche ein super Feature integriert, das uns sprichwörtlich die Nadel im Textheuhaufen finden lässt.

Unser Marketing arbeitet jetzt ganz anders. Wenn ich eine Bilder-Kollektion brauche, muss mir die niemand vom Marketing mehr ins OneDrive laden, wo sie teilbar ist. Sie können sie mir ganz einfach zusammenstellen und ich kann sie mir eigenständig herunterladen, direkt im 4ALLPORTAL. Bei uns fotografieren wir meistens selbst und mit Kolleginnen und Kollegen statt Models. Mit der Ampel laufen schöne Motive nicht Gefahr, plötzlich in einem Magazin zu landen, wo sich die abgebildete Person dann selbst sieht, ohne darauf vorbereitet zu sein.

Früher haben Leute ein RAW-Format auf ihrem PC abgelegt, ein TIFF oder PSD daraus entwickelt und das auf dem Server abgelegt. Es gab aber auch die, die das RAW behalten, zusätzlich ein JPEG draus gemacht und dann das RAW, das JPEG und das TIFF abgelegt haben. Jetzt gibt es nur noch ein Original, das mittels Downloadprofilen in unterschiedlichen Formaten heruntergeladen werden kann.

Foto, Produktfoto, und dann werden weitere Felder befüllt, bis hin zu den Keywords. Für wiederkehrende Bildtypen gibt es Ordner mit automatischer Verschlagwortung und Metadaten-Zuweisung. Das spart schon sehr viel Zeit

Es ging einfach nicht mehr mit den Tausend Ordnern, in denen alles zwar auf eine bestimmte Art geordnet, aber doch nicht wirklich auffindbar herumschwirrte. Da haben wir entschieden: Es muss ein durchsuchbares Tool her, in dem die Versionierung eindeutig ist und die Assets verknüpfbar sind. Wenn zum Beispiel eine Einverständniserklärung vorhanden ist, dass bestimmte Fotos für externe Zwecke wie Produktbroschüren verwendet werden dürfen, dann kann man die einfach mit den Bildern verknüpfen.

Wir haben bereits eine Menge positive Rückmeldungen zum 4ALLPORTAL DAM erhalten: Unsere eigenen Kollegen loben das System aufgrund der tollen User Experience und der tatsächlichen Arbeitserleichterung. Allein unsere Marketing- und Grafikabteilung spart circa 20% Zeit ein, weil die Daten von ihren Kollegen durch die gute Suchfunktion nun schnell gefunden werden. Es klingelt also deutlich weniger das Telefon oder der Posteingang für Supportanfragen. Und auch die Händler und Fensterbauer vor Ort sind begeistert: Endlich entfällt das ständige E-Mail-Hin-Her-Schicken und sie finden ihre Assets in einem modernen System wieder.

Für uns kommt das einem Quantensprung in unseren Workflows gleich: Das ineffiziente Handling von Assets und Metadaten hat uns enorm viel Zeit und Nerven gekostet. Das ist durch die Verbindung von 4ALLPORTAL und der Programmplanungssoftware nun passé. Wenn man bedenkt, wie zentral das Thema Bilddatenmanagement mittlerweile für Fernsehsender geworden ist und wir nun in der Lage sind circa 30% Arbeitszeit bei diesem Thema einzusparen, haben wir einen riesigen Digitalisierungs-Schritt nach vorne gemacht.

Das Hauptziel bestand darin, ein System anzuschaffen, das eine Bilddatenbank mit richtig guter Suchfunktion bietet und digitale Workflows unterstützt. Eine schnelle und übersichtliche Vorschau der Dateien, nach denen man sucht, sollte ebenfalls enthalten sein.

Wenn der Zeitpunkt für uns passt machen die das Update und wir können nach kurzer Zeit wieder mit dem System arbeiten. Fällt das Update etwas umfangreicher aus wurden mir die Sachen, die komplett neu waren, in einer kleinen Schulung beigebracht.”

Ich brauche vielleicht eine Viertelstunde, wenn ich jemandem die Funktionen demonstriere. Ansonsten hilft nur Ausprobieren und Fragen. Wenn wir mal Fragen haben, wird uns unkompliziert weitergeholfen. Die sind da schon sehr nett und ziemlich geduldig.

Bei so vielen Dateien musste irgendwann einfach ein neues, modernes und leistungsfähiges System her. Das Hauptziel bestand darin, ein System anzuschaffen, das eine Bilddatenbank mit richtig guter Suchfunktion bietet und digitale Workflows unterstützt. Eine schnelle und übersichtliche Vorschau der Dateien, nach denen man sucht, sollte ebenfalls enthalten sein. Man kann da so viel mit 4ALLPORTAL machen und es ist absolut selbsterklärend.

Auch die Rechtefreigabe ist mit 4ALLPORTAL deutlich effizienter geworden. Dasselbe gilt für den Agentur-Zugang. Man kann Assets jetzt schnell mit Leuten außerhalb des Systems austauschen. Mit Agenturen und externen Retuscheuren haben wir nun eine deutlich engere Zusammenarbeit.

Wir haben viele Stockfotos, aber auch Eigenkreationen. Deshalb ist ein Rechtemanagement wichtig. Und wir haben zum Beispiel Handelspartner, die uns Fotos zur Verfügung stellen, die wir nur für deren Fotoservices verwenden dürfen. Wir haben uns mit 4ALLPORTAL gut für die Zukunft aufgestellt. CEWE als europäischer Marktführer im Fotofinishing und 4ALLPORTAL als Experte für DAM-Systeme – da haben zwei Spezialisten zusammengefunden.

Das 4ALLPORTAL hat uns dabei geholfen, unsere Mediendaten strukturiert und zentralisiert zu verwalten. Die Software ist übersichtlich und sehr nutzerfreundlich und der Service ist stets professionell. Auf unsere kniffligen Fragen und Probleme hatte 4ALLPORTAL immer kompetente Antworten. Hätten wir nochmal die Chance: Wir würden uns wieder für 4ALLPORTAL entscheiden.

Wir haben ein Produkt gesucht, das schnell ist, die direkte Anbindung an Indesign ermöglicht und nicht pro User lizensiert ist. Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir genau das gefunden. Wichtig ist uns aber auch ein guter Kontakt mit dem Dienstleister, so dass unser Feedback zum Produkt aufgenommen wird und wir nicht nur irgendeine Nummer sind. Auch das stimmt bei 4ALLPORTAL.